На double-завтраке 2 апреля участники Клуба персональных ассистентов PA Club Russia познакомились с самыми необходимыми и актуальными в работе ассистента мобильными приложениям и сервисами. А также поговорили о том, как ассистенту можно перейти на удаленную работу.

О самых полезных и нужных приложениях в работе ассистента рассказала Анастасия Саурина. Настя работает персональным ассистентом исполнительного вице-президента крупной телекоммуникационной компании и различные мобильные приложения и сервисы — её обязательные рабочие инструменты, без которых не обходится выполнение любой задачи.

Анастасия напомнила участникам, что сегодня персональный ассистент, чтобы успешно справляться со всеми задачами, должен:

• иметь постоянный доступ к электронной почте и интернету,

• уметь работать с боссом в единой системе: Office или iWork,

• использовать в контроле задач приложения и сервисы с to-do листами,

• использовать безопасные и защищенные методы переписки: неважно, передается информация через мессенджер или почту, важно избежать доступа к ней третьих лиц.

Также Настя сделала акцент на том, что даже стандартные офисные приложения могут принести немало пользы в ежедневной работе ассистента: используете ли вы полные возможности Outlook? Пробовали вести заметки в OneNote? Изучите гайды по используемым ежедневно программам — мы уверены, вы найдете много новых и полезных функций, о которых даже не догадывались!

Отдельно затронули тему безопасности. Анастасия поделилась полезными фишками: о разделении потоков информации, универсальной формуле паролей, режиме инкогнито — зачем он нужен?

Travel-поддержка — обычно это большой блок в обязанностях личного помощника и ассистента, мы поговорили о самых удобных и проверенных сервисах для комфортной организации поездок руководителя: какой сервис такси выбрать? Через какой сервис лучше бронировать отели? Где покупать авиабилеты?

Настя приготовила небольшой подарок для участников завтрака. Его получил ассистент, назвавший самое неочевидное применение смартфона в быту 🙂

Вторую часть завтрака мы посвятили удаленной работе ассистентом. Мы пригласили действующих ассистентов, которые успешно справляются со своими обязанностями, не смотря на то, что их боссы живут в другой стране и их разделяют часовые пояса.

Галина Тарасова — ассистент владельцев девелоперского бизнеса, рассказала о своём опыте удаленной работы: ожидание и реальность. Поделилась приёмами, которые помогают справляться с минусами формата удаленной работы:

Проблема: босс тебя не видит = он не видит твою работу.

Решение: Feedback is the king!

1. Не допускайте того, чтобы Ваша работа обесценивалась только от того, что Вас физически не видно: постоянно давайте обратную связь, поддерживайте контакт с руководствам, звоните/пишите с отчетом по выполненным делам первыми.

2. Пользуйтесь инструментами для эффективности работы, минимальный набор: Wunderlist, Google Calendar.

3. Ведите файлы-отчеты по большим проектам.

Галина особо подчеркнула, что крайне необходимо владеть иностранными языками, чтобы успешно вести дела шефа с подрядчиками в стране его проживания.

Виолетта Загнетная — ассистент основателя IT-стартапа. Особенность ее удаленной работы в том, что босс проживает в США, и это приходится учитываться при организации бизнес-коммуникаций.

Виолетта затронула вопрос — а зачем руководителю нужен дистанционный помощник? Разве не удобнее работать вместе в офисе?

Несколько советов от Виолетты, с помощью каких инструментов удобно организовать удаленную работу:

1. Все документы держите в облаке — например, Google Drive + Google Docs + Dropbox,

2. Используйте электронную подпись,

3. Не забывайте об использовании и хранении паролей для документов, попробуйте программу 1Password,

4. Личный календарь — Google Calendar, синхронизируйте со всеми устройствами и подключите к нему босса.

ФОТООТЧЁТ ЗАВТРАКА